米国で 毎日 行われる約1,100万件の会議のうち、3分の1は 生産的ではありません。
その代償は小さくありません。推定 370億ドル が毎年、生産的でない会議によって失われています。会議は数多く開かれているものの、私たちは会議をうまく運営できていないことがうかがえます。
組織心理学者たちは、その理由を調査してきました。よくある会議の失敗を以下で確認しましょう。
1. 会議が多すぎる。
調査によると、会議の3分の1は「単に生産的ではない」のですから、 研究によれば 、会議の回数を減らすことを検討すべきです。
2. 進行役がいない。
『Advanced Facilitation Strategies』 の著者、イングリッド・ベンスは、進行役を 次のように定義しています 。「グループが効果的に機能し、質の高い意思決定を行えるよう、やりとりに構造とプロセスをもたらす人」です。
すべての会議に進行役を置くべきです。話が脱線したときに議論を本題に戻し、参加者が発言できる場をつくり、当初考えていたより複雑だと分かったテーマを掘り下げる手助けをする人です。熟練した伴奏者が歌手の高音を支えるように、熟練した進行役はチームの力を最大限に引き出します。
3. 基本ルールを定め、守っていない。
会議の進め方について、誰もがそれぞれの前提を持っています。しかし、その前提は必ずしも一致しません。できるだけ多く話すべきだと考える人もいれば、もっと節度ある対話を重視する人もいます。
ネバダ大学リノ校の組織開発専門家、マレーン・K・リボリは、基本ルールとは 次のようなものだと述べています 。「生産的な議論を促すため、グループが従うことに合意した明示的なルール」です。そうすれば、どう進めるべきかが誰にとっても明確になります。
彼女は、 いくつかの例を挙げています。「人と問題を切り離す。異なる見解を尊重する。基本ルールを守る責任を分かち合う。」
4. 専門家ではなく、声の大きい人の意見を聞いている。
ユタ大学の研究によると、特定のテーマに関する専門家と、その場で最も声の大きい人を見分けるのは非常に難しいものです。
准教授のブライアン・L・ボナーは、 ウォール・ストリート・ジャーナルに語ったところでは、私たちは発言内容に耳を傾けるのではなく、外向性、性別、人種など、「専門性を示すあいまいな代理指標」に頼っています。声が大きいからといって、正しいとは限りません。
5. コーヒーを飲みすぎる（または飲まなすぎる）。
カフェインが会議に及ぼす影響についての 研究 では、意外な性差が見つかりました。男性はストレスの多い会議中にコーヒーを飲むと、パフォーマンスが低下します。同じことをした女性は、パフォーマンスが向上します。
研究者たちは断定できなかったものの、その違いは性別によってストレスへの反応傾向が異なることにあると推測しています。心理学ブログのResearch Digestは、 次のように報告しています 。女性は「協調的で互いを守るスタイル（『世話をして友好関係を築く』と呼ばれる）をとる一方、男性は通常、闘争・逃走反応を示す」。前者のほうが会議には適しています。
6. 時間ではなく、タスクを基準にする。
シェリル・サンドバーグは、会議で厳格なアジェンダに従っています。
FacebookのCOO、シェリル・サンドバーグは、会議を15分、30分、60分の区切りで終えることはありません。Fortuneの 報道によると：
（サンドバーグの）一日は会議で埋め尽くされており、彼女はデジタル機器とは無縁の、らせん綴じのノートを使って進行します。そこには議題とアクション項目のリストがあり、一つずつ消していきます。ページの項目をすべて確認し終えると、そのページを破り、次へ進みます。1時間の会議でも、10分で項目がすべて終われば、会議は終了です。
つまり、アジェンダを設定し、各項目を片付けたら、会議を終えましょう。
7. 遅刻する。
実に37％もの会議が 予定時刻より遅れて始まります。その主な原因は、参加者の誰かが遅刻することです。その結果、遅刻した人は失礼なことをしたと感じ、待たされた職員は軽視されたと感じて、怒りやいら立ちを覚えます。いずれもパフォーマンスを低下させます。
8. 「表層演技」で疲弊する。
職場では、 表層演技 がよく見られます。内心は別の感情でも、その場に「ふさわしい」感情を表に出して、自分の感情を調整することです。たとえば、会議の前にパートナーとメッセージで言い争ったのに、その後は幸せそうに振る舞わなければならない場合です。
2013年の 研究 では、表層演技は短期的には実際の仕事への集中を妨げ、長期的には燃え尽きにつながることが分かりました。
9. 招待する人が多すぎる。
ウィキメディア・コモンズ 会議の人数を制限するには「2枚のピザ・ルール」に従いましょう。
Amazonのジェフ・ベゾスは、 「2枚のピザ・ルール」に従っています。ペパロニピザ2枚で食事をまかなえる人数を超える会議は開かない、というルールです。
これにより意思決定が速くなるだけでなく、集団思考に妨げられずにチームがアイデアを試せます。集団思考は、 Amazon 幹部が 最も嫌うものです。
10. 会議中に食べる。
ほかの人が全員食べているのでなければ、食べるべきではありません。チームで「2枚のピザ・ルール」を守るのはよいことですが、自分だけ「2個のハンバーガー」を食べるのは最悪です。
会議中に食べると「音を立てたり、においを発したり」して進行を妨げることがあると、エチケット専門家のバーバラ・パクターは Business Insiderに語っています。
11. 明確なアジェンダがない。
会議を開くこと自体を目的にしてはいけない、とパクターは言います。シェリル・サンドバーグのように、決定すべき事項を項目ごとに列挙したリストがなければ、道筋から外れたことに気づけません。まして、いつ終わったのかも分からないでしょう。
12. 携帯電話を使う。
会議中に携帯電話を使うのは失礼で、気が散る行為だとパクターは言います。目の前にいる人や議題よりも、他人からのメール、メッセージ、ツイートを優先していることになります。
パクターによると、通知がグループの気を散らし、集中を妨げて生産性を損なうおそれがあるため、携帯電話をテーブルに置くことさえ避けるべきです。「ポケットに入れてマナーモードにし、電話に出たりメッセージに返信したりする必要があれば、部屋を出てください」と彼女は言います。
Business Insiderとの共同掲載 Business Insider
著者：ドレイク・ベアは、Business Insiderで戦略、リーダーシップ、組織心理学について報じています。
画像：無人の会議室。
