エグゼクティブ・プレゼンス（EP）は、職場のキュービクルから役員室まで、話題となっています。場の空気を読み、ボディーランゲージに気を配り、少し自信をにじませることは重要な要素です。しかし、メールでEPを示すにはどうすればよいのでしょうか。ましてや、EPを損なわないためには？結局のところ、仕事関連のコミュニケーションの大半は「送信」ボタンを押すことを伴います。
実際、多くの幹部をコーチングしてきた経験から言えば、EPを損なうメール習慣は広く見られます。しかし、いくつかの簡単な実践を取り入れ、習慣を少し改めれば、メールをより大きな影響力を発揮する手段として活用できます。
コーチングのヒントと11の実践法：何を言うかだけでなく、どう言うかが大切
同僚やチームへの影響を評価するために、送信済みメールをいくつか読み返したのはいつが最後でしょうか。気が急いているときに、思わず一度か二度「送信」を押し、その後で考え直したことがあるかもしれません。また、「時間を節約するため」に、伝え方について十分に考えず、とにかく書いて送信してしまったこともあるでしょう。
私のクライアントの中には、次の実験を試し、その効果を実感した人がいます。送信済みメールから、たとえば20通を慎重に選んでください。順調な時期とストレスの多い時期の両方、そしてさまざまな相手を代表するものにします。選んだメールを注意深く読み返しながら、次のヒントを意識して定着させましょう。
1. 件名をおろそかにしない
適切な注意と優先度を引き出す件名を書く時間を取りましょう。メールは長い受信リストに埋もれますし、重要な受信者には、意図を探るために本文を読み込む時間がありません。見出しは創意工夫を凝らして簡潔にし、必要に応じて期限も示しましょう。「プロジェクトX第2段階：5/15までに承認が必要」は、「プロジェクトXのフォローアップ」より効果的です。
2. 要点を埋もれさせない
効果的な件名で相手の注意を引いたのに、重要性や必要な行動を理解するのに1、2文以上かかるなら、要点を埋もれさせており、メールでのEPも同様に損なっています。なぜ相手が気にかけるべきなのか、相手に何を求めているのかを、冒頭ではっきり伝えましょう。
3. 簡潔に――とにかく簡潔に
数段落を超えて書く必要があるなら、本来行うべき会話を見落としています。メールは短く、要領よくまとめましょう。それができないなら、インスタントメッセージ（IM）を始めるか、電話をかけるか、対面で話しましょう。
4. メールのやり取りを会話と混同しない
メールと返信の連なりは、会話やブレインストーミング、意思決定のプロセスの代わりにはなりません。それは返信までの時間にばらつきがある「発言」の連続であり、しばしば不必要な堂々巡りを招きます。重要なやり取りには、音声での会話、対面、IMのほうがはるかに適しています。
5. 対決、愚痴、気持ちの整理にメールを使わない
長く続くEP上の問題は、この誤りから生じます。セラピストならこう言うかもしれません。「手紙を書いて、送らないこと」。問題の整理や愚痴、対決の場として、メールは適していません。深い理解に必要なニュアンスやボディーランゲージがメールでは失われるため、厄介な問題をさらに厄介にしてしまいます。
6. ニューヨーク・タイムズのルールに従う
以前にも聞いたことがあるでしょう――今度は信じてください。メールは、そもそもコミュニケーションとして十分とは言えません。ましてや、リスクのある情報開示の場ではありません。法務顧問が言うべきことはこうです。明日のニューヨーク・タイムズ紙に載って困ることは、今日メールに書かないこと。メールはすべて他人に読まれている、または読まれる可能性があります。
7. 文法とスペルを確認し、メールで文字略語を避ける
質の低いコミュニケーションはEPを損ないます。スペルを確認し、声に出して読みましょう。「here」と「hear」、「affect」と「effect」、「your」と「you’re」のように、綴りは正しくても使う場所が違う単語に注意してください。スマートフォンから送る場合でも、「ure」「btw」「LOL」のような文字略語はEPを損ないます。送信前に必ず再確認しましょう。
8. 返信する前に、受け取ったメッセージを注意深く読む
急いで目を通して返信し、要点を見落とす人があまりにも多くいます。返信する前に、メッセージを2回読みましょう。考え、優先順位をつけます。そして送信前に、元のメールと返信を続けて読み直してください。それをする時間がなければ、時間ができるまで待つか、別の方法で受信者と連絡を取りましょう。
9. メールの転送を雑にしない
メールのスレッドの下に何が隠れているか確認せずに転送した経験は、誰にでもあるでしょう。最後までスクロールし、スレッド全体を読んでください。無関係なもの、古くなったもの、受信者にふさわしくない内容は削除しましょう。
10. 受信者を確認し、再確認する
間違った内容を間違った相手に送らないようにしましょう。「送信」をクリックする前に、受信者を確認し、もう一度確認してください。当たり前に思えるかもしれませんが、この手順はあまりにも頻繁に見落とされています。
11. 返信を待つ時間に落ち着きを保つ
元のメールを送ってからあまり時間を置かずにフォローアップメールを送ると（たとえば「今日先ほど送ったメールをご確認いただけましたか？」）、EPを損なうだけでなく、メール上のストーカーのようになってしまいます。そんなに早く返信が必要なら、そもそもメールを使わないことです。
上で述べたように、ときどき過去に送ったメールをいくつか選んで自己点検してみましょう。何を変える必要がありますか。それに答えれば、メールをコミュニケーションや影響力を高め、自分自身のEPを築く手段にできます。妨げるものではなく。
著者：David Peckは、エグゼクティブコーチ兼グローバル・コーチング会社のプリンシパルです。
画像：コンピューターのマウスを使う女性。REUTERS/Catherine Benson。
