LinkedInを利用している人なら、非生産的な会議は悩みの種でしょう。誰もが経験したことがあるはずです。話はあちこちにそれ、人生の50分が消えていくのに、始めたときと比べて目標に少しも近づいていません。IDEOでも、こうした会議は好ましくありません。そこで、同僚のデニス・ボイルが形にした、シンプルながら洗練された解決策を見つけました。私が「ボイルの法則」と呼ぶ言葉です。
「プロトタイプなしで会議に出席してはならない」
この法則は、3つの大きな点で会議をより良いものにします。ただ、その前に、そもそもプロトタイプとは何でしょうか。IDEOではデザインとイノベーションを事業としており、この言葉をかなり幅広く使っています。私が現役のエンジニアだった頃、プロトタイプとは落とすと音がするものでした。しかし今では、「具体的な形にした一つの問い」と定義しています。ソフトウェアのコード、ビジネスモデルの表計算シート、あるいはサービス体験を演じる数人の人々などです。
頭の中にあるものを、他の人が反応できる具体的な何かにするもの、未知の領域を探る助けになるものなら、それはプロトタイプです。そして、職場の業務分野が何であれ、新しいアイデアをプロトタイプにできると私は考えています。
会議にプロトタイプを持ち込むようになると、次の3つのことが起こるでしょう。
第一に、多くの会議がなくなります。そもそも開くべきでない、何も進まない会議は開かれなくなるでしょう。最新の考えを形にしたプロトタイプを持ち込めないなら、解決策は簡単です。その会議を開かないことです。代わりに、貴重な時間とエネルギーを、実際に前進することに注ぎましょう。
第二に、開く会議は素晴らしいものになります。具体的なものがその場にあれば、議論はより生産的で実行につながりやすくなり、共通理解と足並みのそろい具合は飛躍的に高まります。また、どの組織にもつきものの恐れ、疑念、不確実さ、不安、隠れた思惑、社内政治に悩まされる代わりに、そうした否定的なものすべてをプロトタイプに向けられます。プロトタイプには感情も出世の見込みもなく、まったく気にしないのですから。批評を重ねれば、見て見ぬふりをされていた問題、つまり目の前にある本当の課題が、魔法のように表面化し、対処できるようになります。
最後に、会議にプロトタイプをもっと持ち込めば、組織全体のパフォーマンスとエンゲージメントが高まります。ハーバード・ビジネス・スクールの教授、 テレサ・アマビル は、職場で報告される高い幸福度と仕事の満足度をもたらす主な要因は、進歩を実感できることだと示しています。しゃれたコーヒーでもビーズクッションでもなく、従業員が目標に向かって前進していると実感することです。プロトタイプは、これまでに行った仕事を具体化したものであり、前進を伝え、祝うための簡単で前向きな方法です。会議は突然、深い不安の井戸から、幸福の泉へと変わります。
でも、いつも会議をしていたいんだ、と言う人もいるでしょう。それなら、もう一つのシンプルな解決策があります。プロトタイプをもっと作るのです。プロトタイプは、次々と恩恵をもたらしてくれます。
では、次の会議に、どんなプロトタイプを持っていきますか？
この記事は、 LinkedInとの協力のもとで公開されています。公開されたことは、世界経済フォーラムが見解を支持していることを意味するものではありません。
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著者：ディエゴ・ロドリゲスはIDEOのパートナーであり、スタンフォード大学ハッソ・プラットナー・デザイン研究所（d.school）の創設教授、ハーバード・ビジネス・スクールの起業家在住者です。
画像：ニューヨーク・マンハッタンの五番街にあるアップル直営店に客が入るなか、階段越しに見えるピエール・ビル。ロイター／アドリース・ラティーフ
