生産性の専門家が、作成することの大切さを語るのを聞いたことがあるでしょう。ToDoリストやスケジュール、あるいは少なくともその日の大まかな計画を。
朝、仕事に取りかかるとき、何から始めるか考えるのに1時間も費やしたくないのは当然です。
それでも、計画やスケジュールを立てることが、かえって不利に働く場合もあります。だからこそ、「今すぐやる」ルールと併用するのが効果的です。
このルールを考案したのは、Evernoteでグローバルコミュニティおよびトレーニング担当ディレクターを務める、認定プロフェッショナル・オーガナイザーのジョシュ・ザーケルです。5月にザーケルに会った際、彼は多くの顧客にこのルールを教えていると話していました。
ザーケルによれば、とても簡単です。「今この場ですぐにできて、いったん閉じて後でまた開き直す必要がないことなら、今やってしまいましょう」
ザーケルのルールは、ベストセラー作家デビッド・アレンが考案した「2分ルール」の別バージョンと考えてください。つまり、2分以内で終わる作業なら、今すぐやるというものです。
ザーケルの考えでは、その作業に2分かかるか5分かかるかはあまり重要ではありません。今すぐできる時間があるなら、取りかかるべきだといいます。
「今すぐやる」ルールが効果を発揮する理由は、主に2つあります。
まず、先延ばしを防げます。「自分の作業を眺めて、見直して、順序立てて計画するというやり方は、あまり好きではありません」とザーケルは言います。「短時間で済むことなら、さっと片づけましょう」
私も、これをしょっちゅうやってしまいます。厄介なメールに手短に返信する時間をカレンダーに入れるのですが、その時間になるころには疲れ切っていて、結局翌日に先延ばししてしまいます。
ザーケルによれば、このルールが効果的な2つ目の理由は、小さな作業でも終わらせることで、「生産性と弾みを感じられ、やるべきことが片づいている！という実感が、より大きく、難しいかもしれない作業にも取りかかるきっかけになる」ことです。
そのメールに返信したり、コーヒーテーブルの上に積まれた郵便物を整理したり、あるいは長いことToDoリストに残っている何かを片づけたりすれば、さらに大きな別の作業にも取り組む意欲が湧いてくるでしょう。
