最近、興味深い統計を読みました。Price Waterhouse Cooperによると、調査対象となった従業員の約60%が、上司から毎日または毎週フィードバックを受けたいと回答しました。さらに興味深いことに、30歳未満の従業員では、定期的なフィードバックを望む割合は72%に上りました。
CEOを20年近く務め、そのかなりの期間にミレニアル世代の従業員を管理してきた私は、この調査結果に同意します。しかし、長い間気になっているのは、ミレニアル世代かどうかを問わず、フィードバックを効果的に求め、それを建設的に活用して業務の成果を高める方法を知っている従業員があまりにも少ないことです。
キャリアを築いていくうえで、道のりの節目ごとに建設的なフィードバックを頻繁に受けることは重要です。フィードバックは期待に応える助けとなり、皆の時間を無駄にし、成長の機会を危うくする誤解を避けるのにも役立ちます。
効果的に上司にフィードバックを求め、その批評を賢く取り入れる従業員は、最終的に各分野で優れた成果を上げるようになると、私は実感してきました。そこで、デジタルマーケティング分野で将来有望な人材を何人も管理してきた経験をもとに、明るく実りある未来への道を開くフィードバックを得て活用するための指針を紹介します。
1. 適切な時と場所を選んで尋ねる
従業員に率直な業績フィードバックを伝えることには賛成ですが、これまで求められた時と場所の突拍子もなさには驚かされます。地元のデリで昼食を列に並んで買っている時、会社のホリデーパーティーの最中、うまくいかなかった営業電話の後に自分のデスクで、さらには洗面所で手を洗っている時にまで尋ねられたことがあります。
上司にフィードバックを求める最善の方法は、面談の議題がそれだと上司が分かるように、時間を設定することです。メールを送りましょう。期待に応えられているかを確認し、業務の成果を高める方法を探したいと説明します。そのことを話し合うため、15分の面談を依頼してください。
どんな場合でも、公共の場で上司に偶然会ったからといって、思いつきで質問してはいけません。上司の仕事を中断させたり、ほかの人の前で返答を迫ったりしないでください。事前に予定を設定しましょう。最初のメールに返信がなければ（信じてください、上司には大量のメールが届くので、一部が見落とされることもあります）、依頼が届いたか確認するため、数日後にフォローアップのメールを送ってください。
2. 具体的な議題を用意し、フィードバックを記録する
予定していたフィードバック面談の日が来たら、話し合う内容を具体的な3、4項目に絞りましょう。中核となる能力への評価、最近のプロジェクトでの成果、あるいは自分のスキルを活かしたり伸ばしたりできる機会などが考えられます。要点は、話をシンプルにすることです。業績についての質問は明確かつ具体的にし、漠然とした一般論にしないでください。同時に、20項目ものリストを上司に突きつけるのも避けましょう。負担になります。上司の意見を特に聞きたい、いくつかの領域に焦点を当ててください。
面談中は必ずメモを取りましょう。話を聞くことに集中し、上司のコメントを正確に記録してください。面談後、話の内容が新鮮なうちにメールでフォローアップします。主体的に行動し、成果を高めるために取る行動をまとめてください。簡潔に書きましょう。また、メールはあなたと上司の間だけにとどめ、上司から明確な指示がない限り、人事部や上司の上司を宛先に加えないでください。
3. フィードバックを実践に移す
従業員と、実に前向きで建設的なフィードバック面談を何度も行いました。従業員から申し出て設定した面談だったのに、その後まったく連絡がないのです。フィードバックを受け取っても、仕事の状況にどう活かせばよいのか分かっていないようです。だからこそ、改善の進捗を追うための期限を設定することが重要です。
目標を設定しましょう。30日後、四半期末、業務上の取り組みの終了時など、どのような期限でもかまいませんが、必ず期間を決めてください。フィードバック面談で特定された改善すべき点を意識して実践し、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを記録します。そして、設定した期間が過ぎたら、進捗をまとめたメールを上司に送りましょう。スキルを伸ばして取り組んだ具体例や、話し合った改善策を業務プロセスに取り入れた例を挙げ、その結果も記してください。
フィードバック面談を行うこと自体が目標ではありません。仕事上の行動について提案された変更を実行できること、そしてその変更が組織全体に良い成果をもたらすことを、上司と自分自身に示す必要があります。
4. フィードバックを継続的なプロセスにする
最終的には、フィードバックを継続的なプロセスにすることを目指しましょう。私の会社では、多くの企業が採用している一般的な6か月ごとの評価制度をやめました。こうした評価は身構えさせることがあり、悪い習慣が身につく前に気づくには頻度が足りません。その代わり、いつでも行える柔軟なプロセスとしてフィードバックを提供しています。プロジェクトの終了時や週末などです。称賛であれ建設的な批評であれ、互いにすぐフィードバックを伝えることは、私たちの職場文化の大きな部分を占めています。
会社に正式な評価時期があっても、まったくなくても、上司だけでなく同僚、顧客、取引先にもフィードバックを求めることを優先してください。定期的な習慣にし、受け取った建設的な批評をもとに、継続的に自分の業績を高めていきましょう。
