エイブリー・ブランクによる連載「フォーブス」の記事の一部です。
成功させたいことを十分にやり遂げるための時間が1日に足りないと感じる人は多いものです。それは、抱えている業務が多すぎるからかもしれませんし、常に他人からの要求に応えているように感じるからかもしれません。スケジュールを自ら管理し、効果的に働くために必要な時間を確保しましょう。成功している人々が仕事の中で時間を生み出している6つの方法は次のとおりです。
1. 重要な物事に充てる時間を作るため、いくつかの業務を簡素化する。
複数の判断を下すには時間がかかります。可能な限り、業務を簡素化しましょう。成功している人は、自動化または削減できる業務を見極め、他の物事に充てる時間を生み出します。複数の類似した手紙に使えるテンプレートの手紙を、まず作成することはできますか。スプレッドシートを使用している場合は、重複する計算を避けるために数式をどこで使えるかを確認しましょう。
2. スケジュールに時間を確保する。
スケジュールが他者との会議だけで埋め尽くされていてはいけません。スケジュールはあなた自身のものです。成功している人は、自分のスケジュールを自ら管理しています。それを活用し、「自分の時間」を確保しましょう。午後に数時間を確保すれば、その日に必要なこと、または実現したいことを行う柔軟性と自由が得られます。
3. 不必要な会議への出席を避ける。
多くのビジネスパーソンは、会議は非生産的だと考えており、67%の会議が期待に応えていないと信じています。中間管理職は、時間の35%を会議に費やしています。上級管理職は、時間の50%を会議に費やしており、人々はステータス報告会議の準備に毎週約4時間を費やしています。
会議を設定しない、会議への出席を減らす、あるいは会議をより効率的かつ短時間にすることを自らの役割とする、のいずれかを行いましょう。自分に問いかけてください。「私が出席することは必要なのか」。わからない場合は、その会議における自分の役割を主催者に確認しましょう。会議に出る必要がないと感じた場合は、競合する優先事項があることや、別の形で支援できることを、同僚に丁寧に伝えましょう。
どうしても会議に出席しなければならないと感じた場合は、その会議が確実に焦点の定まったものになるために何ができるかを考えましょう。議題の作成や作成への協力、資料の事前準備、時間管理役を務めること、あるいは後で完了すべき行動項目の特定を行うことはできるでしょうか。
成功している人は、顔を出すためではなく、物事を成し遂げるために会議を設定し、出席します。
4. 同僚とは、メールではなく対面で意思疎通を図る。
調査によると、Adobe Systemsの調べでは、平均的な労働者は1日6時間以上（週30時間）をメールの確認に費やしていることが明らかになりました。メールが届いているかを確認する行為そのものにも時間がかかりますし、一つのことに集中している時や何かを明確にしようとしている時に発生する、やり取りの往復にも時間がかかります。
可能な限り効率的に、人と直接会って話しましょう。すべての質問をまとめて行い、詳細は一度の機会に詰めましょう。成功している人は時間を浪費するものを避け、仲介者（インターネット）を省き、情報源に直接当たるべき時を見極めています。
5. 業務を委任する。
管理職であれば、一部の業務を直属の部下に任せることを検討しましょう。成功している人は細かく管理しすぎず、他者に責任を持たせます。彼らは、すべてを自分でやる必要がないことを理解しています。
部下を持っていない場合でも、業務の負担を分担し、他の物事に集中するための時間を一部確保できる可能性があります。支援を求める相手を考える際は、将来その人が自分に助けを求めてきた時に、自分が力を貸す用意があるかどうかを検討しましょう。
6. 業務プロジェクトに優先順位をつける。
成功している人は、すべてがすぐに締切を迎えるわけではないことを理解しています。緊急性のあるものとそうでないものを見分けることができます。取り組んでいるすべてのプロジェクトを、締切日とともにリストアップしましょう。業務がいつ完了すべきか不明な場合は、上司に確認しましょう。月末まで締切が来ないプロジェクトを、1日で完了させようとしてストレスを感じることは避けましょう。知識は力です。プロジェクトについて知っていることが多いほど、時間をうまく管理できるようになります。
最終的に、時間をコントロールする力はあなたにあります。より効率的になり、生産性を高める機会を活用しましょう。業務を簡素化し、スケジュールに時間を確保し、不必要な会議を避け、対面でのコンタクトを図り、一部の業務を委任し、プロジェクトに優先順位をつけましょう。
