第二次世界大戦後の数年間、米国の自動車業界の幹部たちは、トヨタがどのようにして短期間にこれほど多くの車を生産できるのかを調べるため、日本の製造工場を訪れました。そこで彼らが目にしたのは、メーカーの革新を支える、人間を尊重する哲学でした。その哲学は、従業員が自ら進んで、工程や手順、そして自分自身をより良く変えていくよう促すものでした。
トヨタは、ミスをした従業員を罰する代わりに、問題を解決したり、無駄を減らして効率を高める方法を経営陣に提案したりするためなら、いつでも生産を止めてよいと従業員に伝えました。その結果、トヨタの工場ではコストのかかるミスが減り、継続的な改善が実現しました。この哲学である、カイゼンを米国の幹部たちは自国に持ち帰り、以来、医療からソフトウェア開発まで、さまざまな業界に変革をもたらしてきました。
簡単に言えば、カイゼンの考え方は、継続的な小さな改善を積み重ねることで、時間とともに大きな変化が生まれるという信念に基づいています。チームやグループがカイゼンを実践すれば、大規模な革新につきものの混乱や動揺、ミスを回避できます。日本語の「改善」が「良い変化」を意味するのも、まさにふさわしいことです。
カイゼンは通常、サプライチェーンや物流などの産業プロセスに適用されますが、個人の生産性や仕事の習慣にも役立ちます。ニュースフィードで目にする「大きくやるか、何もしないか」といった、ありふれたモチベーション論への解毒剤だと考えてみてください。カイゼンが重視するのは、がむしゃらにもっと働くことではなく、よく考えて調整し、失敗を受け入れ、学びを生かして、より良く働くことです。
カイゼンの基本原則
カイゼンの根底にあるのは、有効性と満足度を高め、無駄を減らすことへの取り組みです。カイゼンによる継続的改善の主な原則は次のとおりです。
- プロセスを標準化し、繰り返し実行できる、整理された状態にする
- 測定可能性を重視し、データを使って進捗を評価する
- 結果を要件と照らし合わせる（約束したことを実現できたか？）
- 同様の結果を達成するための、新しくより良い方法を生み出す
- 状況の変化に対応し、時間とともに方法を進化させる
カイゼンは厳格な仕組みではなく哲学なので、仕事のスタイルや好み、個性に合わせて柔軟に取り入れられます。自分にしっくりくる実践方法を選んで、自由に組み合わせることができます。たとえば、「毎日1％ずつ良くなる」という言葉を信条にする人もいます。また、5Sの考え方（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）を通じてカイゼンを取り入れる人もいます。
カイゼンの哲学を個人で実践する3つの方法
カイゼンの原則は理論上、負担に感じられるかもしれませんが、人間には本能的により良くなろうとする性質があるので、その多くは直感的に実践できます。
今すぐ仕事と生活にカイゼンの考え方を取り入れる方法を3つ紹介します。職場で中断を減らして生産性を高めたい場合も、創作プロジェクト、たとえば本の執筆を終えたい場合も、これらのヒントが少しずつ目標に近づく助けになります。
1. 時間とエネルギーがどこで無駄になっているかを見極める。
カイゼンの中核をなす原則の一つは無駄の削減で、思っている以上にさまざまな場面で役立ちます。生産性を高める鍵は、もっとやるのではなく、やることを減らすことです。
大切なプロジェクトに取り組む時間がどうしても見つからないなら、不要な作業に時間を取られているのかもしれません。やめるべきことを洗い出しましょう。私たちは一日のあちこちに潜む注意力の漏れに気づいていないことが多いので、まずは予定を見直してみてください。やめるべき作業を洗い出しましょう。
数週間にわたって、行った作業とそれぞれにかかった時間を記録します。データが集まったら、各作業が本当に必要なのか、それとも惰性で続けているだけなのかを評価してください。欠かせない作業だと判断した場合、自分の能力を拡張して、より良く、より早く行うにはどうすればよいでしょうか。たとえば、作成する報告書やメールの一部にテンプレートを使えるでしょうか。
私が一緒に仕事をするリーダーの多くは、この取り組みで目からうろこが落ちるような気づきを得ています。実際には出席する必要のない無意味な会議から解放されたり、疲弊させるだけで目に見える成果を生んでいない義務ややることを減らしたりできるのです。
2. 生産性や効率を高めるために、どんな小さな一歩を踏み出せるか考える。
改善できる分野が見えてきたら、まずは一口サイズの変化から始めるのが鍵です。ごく小さく考えましょう。私たちは大きく変えようとしがちです。焦って、結果をすぐに、遅くとも1週間や1か月以内に出したいと思います。しかし、時間をかけた小さな改善のほうが、ずっと定着しやすいと考えれば（抜本的で破壊的な変化と比べて）、忍耐は必要ですが、小さく始める魅力がますます見えてきます。
たとえば、昼休みまで働き続けずに済むよう職場での生産性を高めたいなら、目標の達成に役立つ、影響が最小限の変化を考えてみましょう。毎朝15分早く出勤して慌てずに済むようにする、あるいは休憩を知らせるアラームをスマートフォンに設定して、作業に没頭しておなかが鳴っているのを無視しないようにする、といった方法が考えられます。
そうした方法で変化がなければ、別の方法を試し続けましょう。反対に、効果があったなら、新しく身につけた習慣を少しずつ磨いていきましょう。
3. うまくいっていることと、改善できることを振り返る時間を設ける。
忙しくなると、何がうまくいっていて、何がうまくいっていないかを評価する時間を取れなくなります。しかし、カイゼンを実践するには、物事がどう進んでいるかを振り返る必要があります。特に、何かが滞っていると感じたときはそうです。
トヨタの従業員が生産ラインを止めるように、立ち止まって、自分の生産性が滞ったり、いら立ちや不満、気が散るのを感じたりした場面を記録しましょう。そうした反応は、修正が必要な仕組みのほころびを示しています。そして何より、自制心を養い、ペースを落とす機会でもあります。
日曜の夜に毎週1時間、正式な振り返りの時間を設け、翌週に取り組むことやプロジェクトの優先順位を決めてもよいでしょう。前向きな経験と否定的な経験の両方を取り入れ、最適化と感謝のバランスを取ることが大切です。日々の感謝の習慣にひと工夫加えてみましょう。
今日の「最高の瞬間」は何でしたか？
今日の「最悪の瞬間」は何でしたか？
次回に向けて、何を改善できますか？
今日は何を誇りに思いましたか？
何を学びましたか？
カイゼンの哲学を実践した結果
カイゼンは、野心的すぎる決意や目標を立てたものの、数週間後に諦めてしまったときに感じる敗北感や失敗感に代わるものです。カイゼンは一夜にして人生を変えるわけではありませんが、一歩ずつ、大きな変化を動き出させることができます。
