メール。それは、オフィスワーカーにとってのシーシュポスの苦役ともいえる作業であり、やり取り（または気の散る要因）が延々と続く流れで、 ある試算によれば、1日あたり2.6時間、年間では27日分にも相当する時間を奪っている。
Slackのようなプラットフォームは、受信箱の悲鳴を和らげる代替手段として登場しているものの、メールの過負荷は依然として生産性を大きく損なう要因である。では、人々は膨大なメッセージの洪水にどのように対処しているのか。そして、メールをより効果的に機能させるにはどうすればよいのか。USC Viterbi School of Engineeringの研究者による 研究 が、その答えの一端を明らかにしている。
数か月にわたり200万人が送信した160億通のメールを分析したところ、研究者らは以下の知見を得た。
誰かがあなたに返信するつもりなら、その返信は素早く届く。返信の90%以上は受信から1日以内に行われ、最も多い返信時間はわずか2分で、返信の半数は47分以内に届いている。
返信が長くなるほど、書くのに時間がかかるのは当然だが、それは一定の長さまでに限られる。200語を超えるメールは、実際には執筆時間が短くなっており、まるでキーボードを叩きつけるような衝動的な怒りに任せて一気に吐き出されたかのようだ。誰もがこうしたメールを受け取った経験があるだろう。研究者らはまた、コピー＆ペーストによって、この結果が歪められている可能性があると指摘している。
短いメールが当たり前である。同僚の返信が素っ気なくても、心配する必要はない。5語だけのメールが最も一般的で、返信の半数以上は43語未満、100語を超えるのは全体のわずか30%にすぎない。
きちんとした返信を求めるなら、午前中にメールを送るとよい。当然ながら、人々は午前中のほうが長い返信を書く傾向にあり、その時間帯は手元にコーヒーを置き、気が散ることも少ないのだろう。さらに意外な点として、夜間や週末には返信がより短くなる。
若い世代ほどメールへの返信が速い。 10代の返信時間の中央値は13分、20～35歳の若年成人は16分、36～50歳の成人は24分、51歳以上の高年層は47分である。
年齢を重ねるほど、メールは長くなる傾向がある。10代の返信の長さの中央値はわずか17語であるのに対し、高年層のユーザーは、より熟考された40語のメッセージを送る。
若い世代はメールの過負荷にうまく対処している。若年層のユーザーは、受信箱が膨れ上がっても一定の割合でメールに返信し、単にメッセージを短くする。一方、年配のユーザーは圧倒されやすく、返信するメールの数が減る傾向にある。
モバイル端末から送られた返信が最も速く、続いてタブレット、その次がデスクトップの順となっている。
男性はわずかに速く、わずかに短いメールを書く傾向がある。 中央値で見ると、男性は平均して24分以内に28語の返信を送る一方、女性は30語の作成に28分をかけている。
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執筆者：Ceri Radfordは世界経済フォーラムのコミッショニング・エディターです。
写真：フランスのモデルMarine Deleeuwがパリでメールを読んでいる。REUTERS/Philippe Wojazer
