すべてはつながることにかかっています。遠隔勤務者や遠方にいるスタッフとの距離を考えると、会議の開催はかつてないほど複雑になっていても不思議ではありません。ところが企業は、クラウドベースのアプリを使えば会議がより簡単で生産的になり、より多くのスタッフが参加して意見を出すようになることに気づき始めています。専用ルーム型システムと手間のかかる保守には別れを告げ、より軽量で汎用性の高いクラウドシステムが、会議文化に伴う有形・無形のコストに何をもたらすのか見てみましょう。
単純な問い
会社のお金を何に使いたいでしょうか。5桁の価格が付いたテレプレゼンス設備で、運用に専任のIT担当者が必要なものか、それとも、気の利いたパティスリーの上質なコーヒーとペストリーを、毎週月曜日に1年間、皆に振る舞うことでしょうか。オペラケーキとナポレオンパイにしますか？賢い選択です！柔軟で拡張性があり、どこでも使えるシステムは投資ですが、ハードウェアを詰め込んだ大部屋は減価償却される費用です。優れた機器を備えるのはよいことですが、柔軟なニーズに応えたり、遠隔地の人員を参加させたりする能力のないシステムに現金をつぎ込むのは負担になります。率直に言って、2014年は大手ビデオ会議ハードウェア企業にとって 輝かしい年ではありませんでした。IDCによると、Cisco、Polycom、Huaweiなどの大手販売業者は収益に打撃を受けましたが、クラウドベースのソリューション、プラットフォームやデバイスをまたぐ接続性、低コストのオンプレミス型ソリューションを提供する競争に加わるだけの危機感は持つようになりました。
ZDNetによると、Ciscoはこの傾向に気づいていましたが、既得権益に縛られた柔軟性のない組織文化にありがちなこととして、2013年に認識していた新興市場の動向に適応するための行動が遅すぎました。2017年までに世界のクラウド利用量が7.7ゼタバイト、つまりビデオ会議が19兆時間に達すると予測されるなか、同社自身はクラウドへの移行に乗り遅れたようです。その一方で、Blue Jeansなどの新興ビデオ会議企業が、費用対効果の高いクラウドベースのサービスを提供して市場に食い込むことを許しました。Blue Jeans Networkなどのクラウドベースのサービスは、高品質で拡張可能なビデオ会議を提供し始め、予算が大幅に削られる時代に、より多くの企業が注目するようになりました。
なぜクラウドなのか？
企業が クラウド へ移行する理由は、企業ごとに異なります。サービスの可搬性や拡張性の向上から、かつて高額だったソフトウェアやサービスの支出を大幅に削減できることまで、理由はさまざまです。Forbesが最近実施した調査は、企業が移行する根拠を少し明らかにし、アプリケーション間でデータを共有する必要性、部門間の連携と統合の改善、そして 既存の製品やサービスをその場で革新することを挙げています。コンピューターの利用がデスクトップやノートパソコンからタブレット、スマートフォン、Chromebookのような超軽量ノートパソコンへと移るにつれ、高価な「箱入り」ソフトウェアの市場は「サービスとしてのソフトウェア」を提供する事業者へと移行しています。
大手ソフトウェア企業も積極的に参入しました。Adobe Creative Suiteは、1,000ドルを大きく超える一括払い（アップグレード費用は別）ではなく、月額契約で利用できるようになりました。Microsoftも、ベストセラーのOffice生産性スイートで同じ道をたどっています。大企業は自社のニッチ市場に安住していますが、低価格あるいは無料の製品が市場シェアを少しずつ奪っています。タブレットやスマートフォンは、サイズと処理能力の面でノートパソコンに匹敵するようになり、ノートパソコンもまた、パワーユーザー向けデスクトップに相当するものになりました。いずれの場合も、クラウドベースのアプリによって、どこにいても仕事をしたり、会議を開いたりできる新たな可能性が生まれています。
クラウドに意識を向ける
会議アプリに何を必要とし、何を求めているのか、また、スタッフが必要な機能だと考えているものは何かを検討しましょう。会議中の参加意識を高めることは、特にスタッフの意欲低下を防ぐうえで重要です。スタッフは年齢が高く、経験豊富で、教育水準が高いほど、職場環境から切り離されているだけの労働者73％に含まれる可能性が高くなります。意欲低下にはさまざまな理由がありますが、状況に対処するには労力と取り組みが必要です。人々に連絡を取り、協働するためのツールを提供すれば、意欲を失ったスタッフを包み込んでいるように見える孤立感の解消に大きく役立ちます。電話、メール、メッセージだけでは十分でないこともあります。会議や、さらにはビデオ通話でなければならない場面もあります。従業員に顔を合わせる機会を与えることで関係を築けるほか、オフィスにこもりがちな人なら逃してしまうかもしれない人脈づくりの機会も生まれます。
全員を巻き込み、ビデオ会議を使ってもらう努力には価値があります。従業員が会社の成功に参加し、仲間として受け入れられていると感じる機会を得られるだけでも、その価値はあります。新たな視点や声を迎え入れるために会議を開けば、いつもの人々からいつもと同じ話を聞く状況を打破でき、停滞している企業に新鮮な息吹をもたらすことができます。
本記事は、 Smart Data Collectiveとの協力により掲載されています。掲載は、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味するものではありません。
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著者：Anand Srivastavaは、Smart Data Collectiveの寄稿ライターです。
画像：2014年12月12日、カリフォルニア州サンフランシスコのスカイラインの上に大きな雲が広がる。REUTERS/Robert Galbraith。
