忙しい人にはメールを読む時間も、まして返信する時間もほとんどありません。メールを目立たせ、返信をもらいたいなら、注意深く書く必要があります。これは、尊敬したり憧れたりする人に自分の声を届け、交流する機会です。大切にしましょう。忙しい人から返信をもらい、会話を始めるための10のコツをご紹介します。
1. 目を引く件名を書く。
あなたのメールは開きたくなる内容でしょうか。それは件名、つまりメールのタイトル次第です。「こんにちは」よりも、「明日ニューヨークにいます（3月14日）：ご都合はいかがですか？」という件名のほうが、相手に読んでもらえる可能性は高くなります。大げさにしたり、過剰な表現を使ったりする必要はありません。（現実離れした表現は、迷惑メールと誤解されることがあります。）具体性と緊急性を示しましょう。
2. 共通点に触れる。
面識のない人とつながるには、相手との共通点を取り上げるのが効果的です。感情的なつながりを築く助けになります。二人ともコルゲート大学の卒業生ですか。かつて二人ともボルティモアに住んでいましたか。共通の友人はいますか。相手のLinkedInプロフィールを見て共通点があれば、それを伝えましょう。
3. 相手に関する最近の明るいニュースに触れる。
相手についての明るいニュースがきっかけでメールを書いたなら、そのことに触れましょう。「受賞おめでとうございます」と伝えるのもよいでしょう。最近の成功を認めることで相手はうれしくなり、あなたが相手の仕事に関心を持っていることも伝わります。
4. 簡潔にし、段落を短くする。
尊敬したり憧れたりする人と交流できるのは胸が躍ることです。しかし、その高揚感に任せて冗長にならないようにしましょう。メールでは「3のルール」に従い、各段落を3文または3行以内にし、段落数も3つまでにすることを心がけてください。
5. 箇条書きを使う。
複数の情報を伝えたい場合は、相手が理解しやすい形にしましょう。箇条書きやフレーズを使い、情報を整理して、相手が読むのをやめてしまわないようにしてください。
6. 基本的な疑問が残らないようにする。
イベントに触れるときは、相手が背景を理解したり判断したりしやすいよう、関連する詳細をすべて含めましょう。誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように行うのかを伝えてください。たとえばイベントに招待するなら、内容（可能であればウェブサイトのリンクも）、日付、時間、住所、費用の有無を伝えましょう。十分な情報を提供すれば、メールでのやり取りで人々が嫌がる、何度も確認し合う手間をなくせます。
7. 「お願い」を明確にする。
何かを望んでいるなら、頼みましょう。何かをお願いするのは構いませんが、その意図は最初から率直に伝えましょう。相手を引きつけておいて、後から頼み事を切り出すのはやめてください。不誠実に見えます。何かを望んでいるなら、明確に伝えましょう。メールの冒頭に書き、段落の中に埋もれさせないでください。相手に読み解かせてはいけません。メールの理由が相手にすぐ伝わらなければ、返信はもらえないでしょう。
8. 親切にする。
親切にすれば、大きな効果があります。感謝の気持ちを簡潔に伝え、「ありがとうございます」と言いましょう。ただし、やりすぎないようにしてください。感謝を示しすぎると、自分自身の重要性を認めていないように受け取られることがあります。重要な人たちと交流したいなら、自分も重要な存在だと信じる必要があります。
決して要求してはいけません。相手に何かをする義務があるかのように言ったり、何かを期待したりしないでください。相手を遠ざけてしまいます。相手はあなたのメールに返信しなくなり、その後あなたが送るほかの連絡にも応じなくなるかもしれません。
9. 相手に与える。
手助けする意思があることを相手に伝えましょう。「何かお手伝いできることがあればお知らせください」と言うのは、心遣いのある表現です。どのように手助けできるかを伝えれば、さらに効果的です。具体的にしましょう。相手が出版に向けて原稿を書いていると知っているなら、「記事の見直しをお手伝いできるときはお知らせください」と言えます。
10. 相手が断れる余地を残す。
メールでつながるよりよい方法は何でしょうか。電話で話すことです。メールの最後に自分の電話番号を添え、相手が最も都合のよい方法で返信できるようにしましょう。「電話での連絡をご希望でしたら、つながりやすい番号をお知らせください。ご都合がよければ、こちらからお電話いただいても構いません。私の番号はこちらです」と伝えることができます。
人の声を聞くと、感情的なつながりを築きやすくなります。電話の向こうにいる相手には、あなたの熱意や好奇心が伝わります。
これらのコツを活用してメールを実りあるものにし、交流したい人たちと有意義な関係を築き始めましょう。これは、大きな一手を打つチャンスです。カード（あるいはメール）をうまく切りましょう。
