本記事は Knowledge@Wharton（ペンシルベニア大学ウォートン・スクールのオンライン研究・ビジネス分析誌）より許可を得て転載したものです。
いつでも一日を「一時停止」できたらどうでしょうか。『One Second Ahead: Enhance Your Performance at Work with Mindfulness』の中で、Rasmus Hougaard、Jacqueline Carter、Gillian Coutts は、それが可能だと述べています。彼らは、絶え間なく訪れる気の散る出来事に対処する最善の方法は、一秒をとってマインドフルになり、集中力と平常心を保つための適切な選択をすることだと主張しています。
本書からの以下の抜粋で、Hougaardはメールを使う際により注意深くあるための5つの指針を示しています。
職種、勤務地、業界にかかわらず、メールは勤務時間のかなりの部分を占めている一方で、必ずしも最良の成果につながるとは限りません。本稿では、マインドフルネスによって、メールや、テキストメッセージ、社内メッセージングシステムなどの他の電子的コミュニケーション手段をより効率的かつ効果的に使えるようになる、5つの簡単な方法を紹介します。
指針 #1：メール依存を避ける
メールはどのくらいの頻度で確認しますか。1日に数回でしょうか。1時間ごとでしょうか。ポケットの中のデバイスが振動したり光ったりするたびに確認していますか。正直に言って、メールを確認せずに相当な時間を過ごせますか。
もしそうでないとしても、あなただけではありません。ある報告によると、米国人の60%は休暇中にメールを確認し、25%はメールにアクセスできない状態がわずか3日間続くだけで落ち着かなくなり、体調を崩すといいます。実際、医師らは1,100万人の米国人が「メール依存症」に苦しんでいると推定しています。
こう聞くと馬鹿げていると思うかもしれませんが、もう一度考えてみてください。
メールへの依存は、基本的に他のあらゆる種類の依存と同じです。顧客から感謝のメッセージを受け取ったとき、上司から褒められたとき、興味深い記事や面白いジョークを受け取ったとき、脳はドーパミンを放出します。ドーパミンは、脳内で放出されて気分を良くする神経伝達物質です。素敵なメールや面白いメールによるこの高揚感を求める気持ちが、メールをますます頻繁に確認したくなる傾向を生みます。
マインドフルネスのトレーニングは、自分の思考、感情、欲求により敏感になる助けとなります。メールそのものを確認したいという衝動に駆られたら、それを観察してください。その衝動に自動的に屈する前に、一時停止してください。ほんの一秒をとってください。そしてその一秒の間に、刺激に対する自分の反応は必ずしも自動的なものではないと気づくでしょう。選択肢はあるのです。
時には、一秒間のマインドフルな熟考だけで、自動的な衝動に抵抗できることもあります。メール依存を和らげたり避けたりする成功の可能性を高めるために、いくつかの方法があります。最初の方法は、すべての通知をオフにすることです。
指針 #2：すべての通知を停止する
メールを、たとえバックグラウンドだけであっても常時オンにしておくと、個人の生活においても、機能している組織の中でも、多くの不要な「ノイズ」を生み出しかねません。より多くの時間を確保し、集中力を高める最も簡単な方法の一つは、不要なノイズを取り除くことです。メールに関しては、メールの通知、ポップアップウィンドウ、アラーム、着信音をオフにすることで、自分自身のためになります。そうすることで、指定したメールの確認時間以外の時間を、より重要な他の業務のために空けておくことができます。
今後数日間、メールの通知によって気が散るたびに、自分の集中力、生産性、そして心身の健康にどのような影響があるかに注意を払ってください。その後、通知をオフにした状態で数日間仕事をしてみてください。そうすれば、自分にとって何が最も効果的かについて、十分な情報に基づいて判断できるようになります。
「メールそのものを確認したいという衝動に駆られたら、それを観察してください。その衝動に自動的に屈する前に、一時停止してください。ほんの一秒をとってください。」
新しいメールが届くと、目の前の仕事から注意がそれ、タスクからタスクへの切り替えを強いられることが多々あります。マインドフルなメール利用のための次の指針は、そうした切り替えが始まる前に止めることです。
指針 #3：切り替えの時間を意識する
メール依存かどうかにかかわらず、多くの人は一日中メールを開いたままにしています。そうすることで、常に生産的で、常に最新の状態にいるように感じられるからです。常にオンラインなので、受信後すぐに返信してしまうことがよくあります。誰かが即座の返信を必要としている場合には役立つかもしれませんが、それ自体の問題も引き起こしかねません。
新しいメールが届くたびに注意が移ってしまうと、時間を無駄にしています。Twitter 脳が新しいメールに集中するのに数秒かかり、さらに前の仕事に注意を戻すのにもまた同じくらいの時間がかかります。前の仕事の要点や思考の流れを見失っていれば、それ以上かかることもあります。時間を奪うだけでなく、タスクの間を行き来することは大量のエネルギーを消耗し、全体としての効率を下げてしまいます。
切り替えの時間を最も効果的に減らすには、精神的な効率のための二つのルールを覚えておきましょう。自分が選んだものに集中すること、そして気を散らすものを意識して選ぶことです。受信トレイに届く新しいメールのすべてに気を取られてしまうなら、気を散らすものを意識して選んでいないことになります。
通知をオフにすることや切り替えの時間を意識することに加えて、オフィスや職場での時間を最も効果的に使えるように、メールの利用方法を組み立てることもできます。
指針 #4：朝一番には決してメールを開かない
午前中の前半は、一般的に脳が最も冴え、集中力が高く、創造性も最も発揮されます。多くの人は朝一番にメールを開きますが、それは、この特別な集中力と創造性の期間を活かす最善の使い方ではありません。
「自分が選んだものに集中すること、そして気を散らすものを意識して選ぶこと。」
朝一番にメールを開くと、すぐに目先の問題の波に巻き込まれてしまいます。脳がメールのペースに慣れてしまうと、朝の創造的なエネルギーは消えていきます。その日最初の仕事としてメールを選ぶと、脳の最高の可能性を活かす機会を無駄にしてしまうかもしれません。その代わりに、職場に着いてから少なくとも30分から1時間待ってから受信トレイを確認してみてください。
最終的にメールの時間をいつ設定するにしても、そのセッションをカレンダーに固定の予定として入れ、他の予定はそれを中心に組むようにしてください。
指針 #5：集中時間を確保する
一日中メールを確認して返信していると、自分の仕事にも、メールにも、その他何にも完全に集中できていません。メールが届くたびに注意を移すのではなく、一日のうち決まった時間だけをメールに完全に集中する時間として割り当ててください。
時に、日々の仕事環境における一見小さな変化が、非常に大きな影響を及ぼすことがあります。これがまさにそのケースです。自分の集中時間を確保する際には、次の問いを考えてみてください。どのくらいの頻度で、どのくらいの長さで、いつ行うか。
本出版物は、World Economic Forumによる見解を支持するものではありません。
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著者：Rasmus Hougaardは、Potential Projectの創設者兼マネージング・ディレクターです。
画像：ノートパソコンでタイピングする女性の手。REUTERS/Vivek Prakash。
