職場で生産性を高く保つことは、会社の成功にも自身のキャリアの成功にも欠かせない。
しかし、大きな見返りがあるにもかかわらず、多くの働き手は、主に自分では制御できない要因によって、一日を通して高い生産性を維持することに苦労している。
プロジェクト管理ソフトウェア提供企業の Wrike は、マーケティング、IT、会計、人事、営業、製造など、さまざまな職種の1,500人の専門職を対象に調査を実施し、オフィスで生産性を阻害している要因を明らかにした。
「 2015年の業務管理レポート 」は、次の生産性を損なう上位3つの誤りを明らかにした：
1. 一度に多くの作業を同時に行うこと
Andrew Filev（Wrikeの創業者兼CEO）は、マルチタスクは生産性を損なうとBusiness Insiderに語っている。脳は一度に複数の作業に完全に注意を向けることができないからだ。運転中にメッセージを送るのが危険なのも、まさにこのためである。
Filevは、職場でのマルチタスクの弊害を示すために例を挙げている。作業1と作業2があり、それぞれ完了までに5日かかるとしよう。作業1と作業2を同時に進めると、両方が終わるのは10日後になる。
しかし、優先順位をつけて作業1を先に行い、その後に作業2を行えば、作業1は5日で完了し、そのビジネス上の価値を5日早く享受し始めることができる。
「業務のストレスの中で、私たちはこの例を忘れがちで、五つの作業を同時に始めてしまう。その結果、実際の成果を得るまでに五倍の時間がかかってしまう」とFilevは語る。
マルチタスクが生産性を損なう一方で、Filevは、働く人々は優先順位を強制的に決め、作業2の前に作業1を行うことで、それを回避する方法を学ばなければならないのが現実だと語る。
2. 他の人が行動するのを待つこと
誰か他の人が自分の担当分をまだ終えていないためにプロジェクトに取り組めないことは、もどかしいとFilevは言う。しかし、解決策は単純だ。チーム全員が同じ認識を持つようにすることである。
ロゴの刷新であれ新しい事業計画であれ、プロジェクトはオンライン上に置くべきであり、そうすればどのチームメンバーも進捗を確認でき、誰がチームの足を引っ張っているかが分かる。チーム全員が、自分とプロジェクトの現状を把握しているようにすること。すなわち、何が完了し、何が進行中で、何がまだ残っているのかを、である。
3. メールへの返信
メールは40年の歴史を持つ技術であるため、一日の30％以上をメールに費やしているなら、何かが確実に間違っているとFilevは言う。
受信箱に通知が届くたびにすぐすべてのメールに返信することで生産的になっていると思うかもしれないが、Filevによれば、その結果として相手の受信箱に返信待ちのメールを新たに作ることで、実際には問題の一因になっているという。
さらに、情報を受け取るのは返信者と受信者だけで、残りのチームメンバーは状況が分からないままになる。
より良い解決策は、インスタントメッセージングツール（例えばBusiness Insiderは Slackを使用している）を使うことである。そのツールでは、チーム全員が会話に加われる一方で、誰も返信を迫られていると感じることはない。
Filevは、このようなチームでのコミュニケーションと協力が、今後の生産性向上の鍵になると語る。
「生産性を向上させる機会の多くは、一人ひとりではなく、むしろチームにある」とFilevは語る。「チームがプロセスを変えて、以前と比べて文字通り2倍の速さになったのを見たことがある。」
本記事は、 Business Insiderとの提携により掲載されたものである。掲載は、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味しない。
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執筆者：Natalie Waltersは、Business Insiderのキャリアチームに所属している。
写真：オフィスの机の上に置かれた一杯のお茶。REUTERS/Stefan Wermuth。
