本記事は Business Insiderとの協力により掲載されています。
生産性を高めるとは、より懸命に働くことではなく、賢く働き、一日一日を最大限に活用することです。決して容易なことではありませんが、悪い習慣によって自ら足を引っ張っていなければ、より少ない時間でより多くをこなすことは、はるかに現実的な目標です。
生産性を高めるために、今すぐやめるべき13のことを以下にご紹介します。
Aaron Taube は本記事の以前の版に寄稿しました。
1. 衝動的なウェブ閲覧
仕事中は多くの人がインターネットにアクセスできるため、ふと頭に浮かんだ何気ない疑問の答えを調べることに、つい気を取られがちです。
そこで、Quora のユーザーである Suresh Rathinam は、こうした思いつきや疑問をメモ帳に書き留めておくことを勧めています。そうすれば、仕事に集中していないときに、必要な情報を後で調べることができます。
2. マルチタスク
多くの人が同時に二つのことをこなすのが得意だと考えていますが、科学的研究によれば、効果的にマルチタスクをこなせるのは人口のわずか2%にすぎないことがわかっています。
それ以外の私たちにとって、マルチタスクは注意持続時間を縮め、長期的には生産性を下げる悪い習慣です。
3. 一日中メールをチェックすること
絶え間ないインターネット接続は、一日中メールをチェックすることにもつながりかねません。残念ながら、そのたびに最大25分の作業時間が失われます。さらに、メールを絶えずチェックすることは、頭を鈍くさせます。
代わりに、戦略コンサルタントの Ron Friedman は、Outlook を終了し、メールのタブを閉じ、30分単位の深い集中作業の間は携帯電話の電源を切ることを勧めています。
4. モラル・ライセンシング
新しいダイエット、トレーニングの習慣、勤務スケジュールのいずれであっても、新しい習慣を身につける際に最も難しいことの一つは、しばらく決められた習慣を守った後に、そのご褒美として自分を甘やかしたくなる衝動です。
一週間倹約した後に、ぜいたくな食事を楽しむのは「当然の権利がある」と考えるこの発想は、「モラル・ライセンシング」と呼ばれ、多くの人の自己改善の計画を損なうものです。
代わりに、目標を自分のアイデンティティの一部にしてみてはいかがでしょうか。例えば「お金を貯める人」や「定期的に運動する人」として自分を捉えるのです。そうすれば、新しいことをしようとして自分の意志に逆らっている人間としてではなく、そのような人物として自分を考えられるようになります。
5. 最も重要な仕事を一日の後半に先送りすること
多くの人は、調子を上げるために一日を簡単な作業から始め、より難しい仕事を後回しにしがちです。これは悪い考え方であり、重要な仕事がまったく終わらない結果につながることがよくあります。
研究者らが明らかにしているように、人の意志の力には限りがあり、それは一日を通して減少していきます。そうであるならば、最も難しく最も重要な仕事は、一日の初めに片付けるのが最善です。
6. 会議を詰め込みすぎること
不要な会議ほど生産性の流れを妨げるものはありません。メッセンジャーやビデオチャットなど、指先ひとつでつながれる手段がある今、会議は、自己紹介や真剣な議論など、対面でのみ行うべき場合に限って使うのが最善です。
BlueGrace Logistics の創業者 Bobby Harris は、会議を依頼した人が明確な議題を示し、必要な時間を正確に伝えていない限り、その会議を受けないことを勧めています。さらに、そうした場合であっても、Harris は依頼された時間の半分を相手に割り当てるよう勧めています。
7. 一日中座っていること
ビジネスコンサルタントであり、『The New How: Creating Business Solutions Through Collaborative Strategy Paperback』の著者である Nilofer Merchant は、TED の聴衆に対して、いくつかの大企業が成功する新しいアイデアを生み出すのをどのように支援してきたかを紹介しています。それは「歩きながらの会議」です。
彼女は、コーヒーや蛍光灯に照らされた会議室での打ち合わせを避け、週に20〜30マイル歩きながら話すことを勧めています。
「歩きながら浴びる新鮮な空気が新鮮な思考を生み出すことに、きっと驚かれるでしょう。そうして、人生に全く新しいアイデアの数々を取り入れることになるでしょう」と彼女は述べています。
8. スヌーズボタンを押すこと
朝にスヌーズボタンを押すと、一日を始めるためのちょっとした余分な休息が得られるように感じられるかもしれませんが、実際には益よりも害の方が大きいのです。
というのも、目覚めた直後に、一日に備えて覚醒を促すホルモンを内分泌系が分泌し始めるからです。再び眠ることで、このプロセスを遅らせてしまいます。さらに、9分では、体が必要とする回復をもたらす深い睡眠を得るには十分な時間ではありません。
これは睡眠を削るべきだという意味ではありません。Arianna Huffington が TED のトークで語っているように、質の良い睡眠は、生産性や幸福感、より賢明な意思決定を高め、より大きなアイデアを引き出す力を持っています。十分な睡眠をとるコツは、前もって計画を立て、適切な時間に就寝の準備を始めることです。
9. 優先順位付けの失敗
多くの人は、目標をたくさん持つことが成功を確実にする最善の方法だと考えています。一つのアイデアが失敗しても、頼れる予備のアイデアがまだたくさんあるから、というわけです。残念ながら、このように方向性が定まらない状態は、非常に生産性を損なう可能性があります。
ウォーレン・バフェットには完璧な解決策があります。個人パイロットが自分の人生の目標を達成していないことに気づいたバフェットは、死ぬまでに成し遂げたい25のことをリストアップするよう彼に求めました。しかし、そのすべてに少しずつ取り組むのではなく、バフェットは、最も重要だと思う五つを選び、残りは無視するようパイロットに助言しました。
10. 計画を立てすぎること
野心的で几帳面な多くの人は、一日の一時間一時間を綿密に計画することで、生産性を最大化しようとします。残念ながら、物事は必ずしも計画通りには進まず、子どもの病気や予期せぬ課題が、一日全体の予定を狂わせることがあります。
代わりに、毎日、実際の作業に充てる時間を四、五時間だけ計画してみるのも良いでしょう。そうすれば、後で柔軟に対応することができます。
11. 計画が不十分なこと
そうは言っても、長期的な目標を達成しようとする前には、必ず戦略を練る時間を取るべきです。進行中のプロジェクトの途中で最終目標を考え出そうとすると、非常にもどかしく、膨大な時間の無駄になりかねません。
ハーバード大学の講師 Robert Pozen は、まず最終的な成果を明確にし、その後、自分のために一連のステップを設定することを勧めています。作業が半分ほど進んだら、作業を見直して順調に進んでいるか確認し、必要に応じて適宜調整できます。
12. スマートフォンをベッドのそばに置くこと
スマートフォン、タブレット、ノートパソコンのLEDスクリーンは、ブルーライトと呼ばれるものを発しており、研究によれば、それは視力を損ない、睡眠サイクルを調節する役割を持つホルモンであるメラトニンの分泌を抑制することが示されています。
さらに研究では、メラトニンの量が少ない人ほど、うつ病になりやすいことも示唆されています。
13. 完璧主義
英国の哲学者であり作家でもある Alain de Botton は、自身のウェブサイト「The Book of Life」で、先延ばしの根本原因は、怠惰よりも、良い仕事をできないことへの恐れであることの方が多いと述べています。
「私たちは、何もしないことへの恐れが、うまくやれないことへの恐れを上回ったときに初めて仕事を始めるのです……そして、それには時間がかかることがあります」と彼は書いています。
先延ばしを克服する唯一の方法は、完璧主義を捨て、進める中で細部にこだわりすぎないことです。作業など重要ではないのだと自分に言い聞かせ、失敗しても大丈夫だと考えることで、より早く取りかかれるかもしれません。
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本記事の掲載は、世界経済フォーラムによる見解の支持を意味するものではありません。
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執筆者：Rachel Gillett は Business Insider のキャリア担当記者です。
画像：オフィスのテーブルに置かれた一杯のお茶。REUTERS/Stefan Wermuth。
